Privacy verklaring

 

De "Vereniging Meer Bewegen voor Senioren" te Afferden (Gld), afgekort MBvS, organiseert sport- en spellessen voor senioren uit het Land van Maas en Waal. De sportzaal is gevestigd in Kulturhus De Meent, Koningsplein 24 te Afferden.

MBvS gebruikt slechts die persoonsgegevens die je zelf aanlevert met het aanmeldingsformulier en alleen voor het daarbij behorend doel. De gegevens van het aanmeldingsformulier worden niet aan commerciële bedrijven verstrekt. De secretaris verzamelt een deel van jouw gegevens om een ledenlijst te kunnen samenstellen. Op onze website www.mbvs.nl staat de actuele ledenlijst achter inlogcodes.

De penningmeester en de secretaris hanteren samen een andere ledenlijst die uitgebreid is met o.a. geboortedatum, IBAN en e-mailadres.

Daarmee wordt zowel de leden- als de financiële administratie volledig gemaakt om als vereniging MBvS te kunnen functioneren. 

Als een lid het lidmaatschap opzegt, wordt de naam direct van alle huidige ledenlijsten verwijderd. Leden wordt gevraagd de (oude) ledenlijst na afloop te vernietigen. Elk lid kan inzage in de ledenadministratie krijgen bij het secretariaat. Wijzigingen in de ledenadministratie moeten aan de secretaris doorgegeven worden.

Foto’s/films die binnen het verenigingsleven gemaakt worden, worden bewaard door de secretaris. Van bepaalde gelegenheden, zoals jubilea, gezamenlijke uitjes e.d. worden foto’s gepubliceerd op onze website, maar alleen achter de inlogcodes. Wordt een foto gebruikt in openbare media, zoals een weekblad en leden staan en-face op de foto, dan wordt aan hen toestemming tot plaatsing gevraagd.

 

 
Inleiding

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die in mei 2018 inwerking trad, is Meer Bewegen voor Senioren (MBvS) - Afferden (Gld) verplicht om inzichtelijk te maken hoe zij omgaat met persoonsgegevens. Daartoe is deze privacyverklaring opgesteld. Meer Bewegen voor Senioren (MBvS) - Afferden (Gld) is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en zal hiermee zeer zorgvuldig omgegaan, zodat uw privacy wordt gewaarborgd.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die leiden naar u als persoon. Het kan bijvoorbeeld gaan om een combinatie van uw naam en uw geboortedatum. Wanneer anderen die gegevens hebben, zijn zij verplicht daarmee zorgvuldig om te gaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.

Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

De vereniging verwerkt persoonsgegevens van personen met wie er direct of indirect een relatie is of is geweest. Voorbeelden van deze mensen zijn:

  • Leden, trainers en vrijwilligers welke bij de vereniging zijn aangesloten of aangesloten zijn geweest;
  • Personen die aan een bedrijf of organisatie zijn verbonden waarmee de vereniging een relatie heeft of heeft gehad.
Met welke doeleinden verwerken we persoonsgegevens?

Persoonsgegevens worden verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:

  1. Ter ondersteuning van de (financiële) administratie processen zoals de ledenadministratie, de inning c.q. facturatie van de contributie;
  2. Om leden te informeren en met hen te communiceren over lidmaatschap gerelateerde zaken zoals de vakantieperiode, verlenging van het lidmaatschap, activiteiten en evenementen;
  3. Voor het aanvragen van (gemeente)subsidie;
  4. Ten behoeve van de promotie van de vereniging, (nieuwe) lessen en evenementen door het plaatsen van foto’s op Maas en Waler en de website van de Vereniging.
Uitwisseling van uw persoonsgegevens binnen de vereniging

Persoonsgegevens worden alleen gebruikt ten behoeve van bovenstaande doeleinden, tenzij er tussen een ander doel en een of meerdere van bovenstaande doeleinden een nauwe verwantschap bestaat. Een voorbeeld hiervan is dat contactgegevens uit de ledenadministratie kunnen worden gehaald voor het werven van vrijwilligers bij evenementen/lessen.

Wie zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens en waar worden deze bewaard?

Persoonsgegevens worden verwerkt door de secretaris in de ledenadministratie en door de penningmeester in het financiële pakket. Met beide pakketten kan worden gewerkt in de Cloud. De (papieren) inschrijf- en machtigingsformulieren worden in een ordner opgeslagen. Informatie ten behoeve van de inning/facturatie van de contributie wordt in een ordner en op een laptop opgeslagen.

De secretaris is verantwoordelijk voor het plaatsen van foto’s en video’s op Maas en Waler e.d. en op de website. Op de website zijn de foto’s alleen zichtbaar door in te loggen met een wachtwoord. E-mailverkeer met leden en derden wordt opgeslagen in een e-mailbox in de Cloud met als doel de informatie te kunnen terugzoeken. Daarnaast worden persoonsgegevens door derde partijen (=verwerkers) verwerkt. Voorbeelden hiervan zijn de gemeente voor het bepalen van de hoogte van de subsidie. Er worden nooit persoonsgegevens aan andere partijen doorgegeven waarmee geen relatie is, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Met de partijen waarmee wel een relatie is, zijn afspraken gemaakt om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Wat is de bewaartermijn van persoonsgegevens?

Persoonsgegevens gerelateerd aan het lidmaatschap worden gedurende het lidmaatschap zorgvuldig bewaard en na beëindiging, in beperkte vorm, nog slechts om bepaalde informatie te kunnen genereren zoals ledenaantallen. Het papieren inschrijf- en machtigingsformulier wordt na de beëindiging van het lidmaatschap vernietigd. In de financiële administratie worden alle gegevens bewaard gedurende de wettelijk bepaalde termijn van maximaal zeven jaar.

Hoe is de beveiliging van persoonsgegevens geregeld?

Er zijn technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen. Voorbeelden hiervan zijn dat:

  • Alle personen die binnen de vereniging kennis kunnen nemen van persoonsgegevens een geheimhoudingsverklaring hebben ondertekend;
  • Op al onze systemen een gebruikersnaam en wachtwoord wordt gehanteerd die alleen bekend zijn bij degenen die verantwoordelijk zijn voor de verwerking van persoonsgegevens;
  • Er back-ups worden gemaakt van de persoonsgegevens op de laptop om deze te kunnen herstellen bij incidenten;
  • De partijen die de onlinepakketten (ledenadministratie en financiële administratie) beschikbaar stellen waarvan gebruik wordt gemaakt geregeld de nodige back-ups maken.
Wat zijn uw rechten omtrent uw gegevens?

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die u aan de vereniging heeft doorgegeven. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een gedeelte hiervan) door ons of door onze verwerkers. Hieronder vindt u de contactgegevens.

Waar kan ik terecht met een vraag of een klacht?

Indien u na het lezen van dit document vragen of klachten heeft dan kunt u contact met ons opnemen door een e-mail te sturen naar info@mbvs.nl. Wordt een klacht niet naar behoren opgelost dan heeft u het recht deze in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming).

Wijziging privacy beleid Sportvereniging

MBvS behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in haar privacy beleid. De meest recente versie van de privacyverklaring kan te allen tijde worden geraadpleegd via www.mbvs.nl

Voor meer informatie wordt verwezen naar het huishoudelijke reglement

Aldus verklaard,
Vereniging Meer Bewegen voor Senioren MBvS te Afferden (Gld)

 

 

P.E. Brakel, secretaris
E-mail info@mbvs.nl